ค้นหา:
   เข้าสู่ระบบ!!  Mobile        รถเข็น   
ภาษาไทย | English
สถิติของเวบไซต์
เปิดเวบเมื่อ 24/02/2550
ปรับปรุงเวบเมื่อ 16/08/2560
ผู้ชมทั้งหมด
สินค้าทั้งหมด 119

หมวดหมู่สินค้า/บริการ
ดัชนีราคา
รวมทุกหมวดหมู่ (119)
เครื่องถ่ายเอกสารขาวดำ ใหม่
เครื่องถ่ายเอกสารสี ใหม่
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารใหม่
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารมือสอง
 พรินต์เตอร์มัลติฟังก์ชั่น ขาวดำ
เลเซอร์มัลติฟังก์ชั่นสี
เครื่องถ่ายเอกแปลงสภาพ
อุปกรณ์เสริมเครื่องถ่ายเอกสาร
อะไหล่เครื่องถ่ายเอกสาร
หมึกเลเซอร์มัลติฟังก์ชั่น
หมึกเครื่องถ่ายเอกสาร
เครื่องพ่นอนุภาคไฟฟ้า ชาร์ป พลาสม่าคลัสเตอร์
ลูกแม่แบบ
กระดาษถ่ายเอกสาร
เครื่องสแกนเนอร์


จดหมายข่าว
กรุณาใส่อีเมล์ของท่าน เพื่อรับข่าวสารที่น่าสนใจ




Ẻͺ͹Ź
ต้องการให้เราเพิ่มสินค้าอะไร
LCD TV
Projecter
Digital camera
Mp3 Player
Fax
Printer Laser/Inkjet








HOT เครื่องถ่ายเอกสาร รุ่นใหม่ SHARP AR-6120N / XEROX DC-S2320 ราคาถูกสุดๆ ให้ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร สี ขาวดำ Tel: 0-2328-8968-9 

บทความ
การจัดเก็บเอกสารให้เหมาะสมสำหรับองค์กร (อ่าน 7839/ตอบ 0)

การจัดเก็บเอกสารให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร

Overpaperปัจจุบันมีการจัดทำระบบการจัดเก็บอกสารให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการเก็บเอกสารที่มาจากภายนอก สำเนาเอกสารที่ผลิตขึ้นมาเอง หรือเอกสารอื่น ๆ ซึ่งแต่ละอย่างมีวิธีการเก็บที่แตกต่างกันออกไป ดังนั้นเอกสารทั้งหมดที่จะเก็บไว้จะต้องได้รับการปฏิบัติให้ถูกต้องในเรื่องของการจัดการ การค้นหา การยืมเอกสารรวมทั้งการส่งคืนให้ถูกต้อง ทำให้เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ขจัดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินงาน ฉะนั้นไม่ว่าจะเก็บเอกสารด้วยระบบใดก็ตามจะต้องมีวัตถุประสงค์ของการจัดเก็บ ดังนี้

1. เพื่อความสะดวกในการค้นหา เอกสารเปรียบเสมือนหน่วยบันทึกความจำของหน่วยงานเอกสาร

ใช้เป็นสิ่งอ้างอิงเป็นหลักฐานในการต่อสู้คดีความ การฟ้องร้องในศาล ซึ่งถ้าผู้ใดมีพยานหลักฐานที่ดีก็อาจจะชนะคดีความนั้นได้ ดังนั้นจึงต้องเก็บเอกสารให้มีสภาพดีใช้ได้ตลอดเวลาสามารถค้นหาได้ในทันทีที่ต้องการเพราะการเก็บเอกสารต้องการความรวดเร็ว ต่อเนื่องทันต่อเหตุการณ์สำนักงานจึงจำเป็นต้องมีระบบการเก็บเอกสารที่สามารถค้นหาได้ทันทีเมื่อต้องการใช้งาน

2. เป็นแหล่งรวมความจำต่างๆ สำนักงานจำเป็นต้องแยกการจัดเก็บเอกสารออกเป็นหน่วยหนึ่ง เพื่อทำหน้าที่เป็นสมองของหน่วยงานนั้น ๆ ใช้ทบทวนความจำ ใช้วางแผนแก้ปัญหา หรือตัดสินใจ ใช้พิจารณาความดีความชอบของบุคลากร ใช้ปรับปรุงงานเอกสาร จึงเป็นบันทึกความจำของหน่วยงาน สิ่งที่ถือปฏิบัติหรือเคยดำเนินการเรื่องใดเรื่องหนึ่งในอดีตอาจใช้เป็นบรรทัดฐานการปฏิบัติงานในปัจจุบันได้ ฉะนั้นการจัดเก็บเอกสารจะต้องปฏิบัติต่อเนื่องสม่ำเสมอประจำทุกวัน

3. เพื่อให้มีแหล่งเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและถาวร ไม่เกิดการชำรุดหรือสูญหาย สำหรับเอกสารที่เกี่ยวกับข้อเท็จจริง รายการดำเนินงานที่อยู่ในระยะที่ยังมีความต้องการเอกสารนั้นอยู่ ควรมีการจัดเก็บเอกสารให้ครบถ้วน ไม่ชำรุดและสูญหาย หากเอกสารที่ต้องการจะใช้ในภายหลังได้จัดเก็บไว้ไม่ครบถ้วนหรือสูญหายย่อมส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานอย่างแน่นอน เพราะเอกสารต่าง ๆ มีความสำคัญต่อการดำเนินงานเป็นอย่างมาก หากไม่มีระบบจัดเก็บเอกสารที่ดีอาจจะกระจัดกระจายและสูญหายได้ ทำให้เกิดอุปสรรคในการดำเนินงาน

4. เพื่อรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันไว้ในแหล่งเดียวกัน การจัดเก็บเอกสารนอกจากจะต้องมีระบบการจัดเก็บและค้นหาที่เป็นมาตรฐาน เพื่อให้ถูกต้องเป็นระเบียบแล้ว การเก็บเอกสารจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรวบรวมเก็บไว้เป็นแหล่งเดียวกัน เพราะถ้าแต่ละหน่วยงาน เป็นผู้เก็บเอกสารของตนเอง หากหน่วยงานอื่นต้องการเอกสารเพื่อนำไปใช้ก็จะไม่สะดวกเท่าที่ควร ฉะนั้นจึงควรรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ และจัดเก็บรวบรวมไว้เป็นแหล่งเดียวกัน

5. ทำให้มีมาตรฐานเดียวกันในการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารแทบทุกหน่วยงานมักจะเป็นระบบเฉพาะตัว เมื่อเจ้าหน้าที่ผู้รบผิดชอบไม่อยู่หรือไม่มาปฏิบัติงานก็จะไม่สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ หรืออาจต้องใช้เวลานาน ขาดประสิทธิภาพ ระบบจัดเก็บเอกสารที่ดีต้องมีการกำหนดหลักในการปฏิบัติไว้อย่างแน่นอนตายตัว เพื่อพนักงานทุกคนมีความเข้าใจในเรื่องการจัดเก็บกำหนดหลักในการปฏิบัติไว้อย่างแน่นอนตายตัว เพื่อให้พนักงานทุกคนมีความเข้าใจในเรื่องการจัดเก็บการค้นหาและการยืมเอกสาร รวมทั้งการส่งคืนได้ถูกต้อง ตามขั้นตอนที่วางไว้ และนอกจากมาตรฐานในการปฏิบัติงานแล้ว ควรกำหนดมาตรฐานเป็นเครื่องมือเครื่องใช้ วิธีการทำงาน และมีคู่มือที่ใช้ในการปฏิบัติงานด้วย

6. เพื่อความเรียบร้อยและสะอาดตา การจัดเก็บเอกสารจะมีความครบถ้วนสมบูรณ์ได้จะต้องมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและสวยงาม มีระบบที่ไม่ซับซ้อน ค้นหาได้ง่าย รวดเร็ว มีลักษณะยืดหยุ่นได้ เพื่อขยายงานเอกสารในอนาคตและสร้างภาพพจน์ที่ดีแก่ผู้ใช้บริหาร

Document Scanning

ประเภทของเอกสาร

เอกสารประเภทต่างๆ โดยทั่วไปอาจจะจำแนกได้เป็น 4 ประเภทใหญ่ๆ คือ

1) เอกสารที่ยังอยู่ในระหว่างปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารโต้ตอบที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จรวมทั้งเอกสารที่โต้ตอบเสร็จแล้ว แต่ยังมีความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการอ้างอิงอยู่บ่อยๆ

2) เอกสารที่ได้มีการโต้ตอบเสร็จแล้ว แต่ยังมีความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการอ้างอิงโต้ตอบเอกสารอยู่ในบางครั้ง

3) เอกสารซึ่งมีความสำคัญ หมายถึง เอกสารบางอย่างที่มีทางประวัติศาสตร์ ทางกฎหมายวรรณคดี หรือเกี่ยวกับหลักฐานการเงิน

4) เอกสารซึ่งสมควรทำลาย หมายถึง เอกสารซึ่งไม่มีค่าในการใช้อ้างอิงอีกต่อไป หรือ

เอกสารซึ่งพ้นระยะเวลาที่ควรเก็บอีกต่อไป

นอกเหนือไปจากนี้เราอาจจำแนกเอกสารออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้อีกอย่าง คือ เอกสารทั่วไป

และเอกสารลับ การจำแนกเอกสารออกเป็นประเภทต่างๆ ดังกล่าวข้างต้นจะมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิด

กับการควบคุมในการจัดเก็บเอกสาร

สินค้า/บริการ แนะนํา
SHARP AR-6131N
ราคาพิเศษ
FUJI XEROX DC-V3060
ิติดต่อสอบราคาพิเศษ
Fuji Xerox DocuMate 4440
ราคา 31,000.00 บ.
Xerox DocuMate 4830
ราคา 130,000.00 บ.
SHARP MX-B201D
ราคา 21,900.00 บ.
Fuji Xerox DocuPrint M355df
ปกติ 18,600.00 บ.
พิเศษ 17,670.00 บ.
หน้าแรก  |  สินค้า  |  เว็บบอร์ด  |  เกี่ยวกับเรา  |  บทความ  |  วิธีการชําระเงิน  |  ติดต่อเรา  |  Sitemap
(c) 2001- . TARAD.com . All Rights Reserved.
//